建立企業長期活動服務方案（Retainer）

「我們對這次的活動非常滿意……但明年我們還是會重新進行招標。」

柯文傑（Kevin Anderson）盯著螢幕上的這封 Email，心情感到一陣失落。

三個月前，他和團隊才剛為台北（台灣）某間大型集團，完美舉辦了一場超過 1,000 人參與的盛大客戶年會。一切都完全按照計畫順利執行。客戶對於團隊的專業度讚不絕口，從前期的創意構思、現場動態調度到突發狀況的危機處理，都無懈可擊。凱文當時深信，這絕對是雙方建立長期合作關係的完美起點。然而，他收到的最後回覆卻是：「非常感謝您。明年度公司將透過重新評估的流程來挑選新的供應商。」

這意味著，活動一結束，凱文就得被迫回到原點，一切重來：

• 重新製作企劃提案書。

• 重新展示過往實績。

• 重新進行預算談判。

• 重新在眾多競爭對手中殺出重圍。

儘管這位舊客戶明明已經對他的工作方式暸如指掌。

在業界累積多年經驗後，凱文深刻體會到一個現實：許多企業客戶絕不只辦一場活動而已。他們一年到頭都有源源不絕的行銷規劃與內部活動需求。

• 第一季舉辦年度總結大會。

• 第二季安排團隊建立（Team Building）活動。

• 第三季推出新品發表會。

• 年底則是 Gala 晚宴與員工表揚大會。

甚至有些企業幾乎每個月都會固定舉辦工作坊、專業研討會或客戶交流日。然而，絕大多數的活動策劃師依然死守著「一次性單場專案」的銷售老路。活動一辦完，雙方又打回原形。客戶必須辛苦尋找新團隊或是重新索取報價，而策劃師則繼續浪費時間重寫提案、從頭談判。凱文心裡很清楚，自己正在不斷流失那些規模龐大且穩定度極高的黃金合約。

有一次，在某個科技企業的系列活動圓滿收尾後的檢討會議上，行銷總監隨口分享了這樣一段話：

「其實我們公司每年大約要辦 10 到 12 場活動。如果能找到一個夠信任、願意長期配合的夥伴，真的能幫我們省下超級多時間。」

這番話深深觸動了凱文。客戶需要的根本不是「每一場活動各自找一個活動策劃師」，他們需要的是一位能並肩作戰一整年的長期夥伴。只不過，凱文過去從來沒有用這種思維來包裝並推廣自己的服務。

後來，凱文開始使用 Profile-Shop。他不再只上架單場活動的統籌方案，而是精心規劃了「企業長期活動委任方案」（Event Retainer Package）。在 Profile-Shop 的頁面上，凱文將季度合作與年度長期配合的模式清楚展現出來。

每一個方案都詳盡標示了：

• 涵蓋支援的活動總場次。

• 包含的活動類型（團隊建立、會議、工作坊、Gala 晚宴等）。

• 簽署長期合約專屬的貴賓權益。

• 具體的費用優惠折扣。

• 優先執行的黃金時段保留。

• 雙方協同合作的標準工作流程。

• 合約到期後的自動續約與調整條件。

當企業客戶想要微調活動總場次或是增減工作細項時，凱文只需要在 Profile-Shop 上一鍵更新方案內容，然後把同一組連結再次傳給客戶即可。再也沒有那種動輒數十頁、需要反覆手動修改的冗長提案檔案了。

幾個月後，某家知名零售集團在瀏覽了凱文的 Profile-Shop 後主動與他聯繫。起初，他們本來只打算委託凱文籌辦全新分店的開幕剪綵系列活動。但在瀏覽到「長期合作方案」的板塊時，他們驚喜地發現凱文竟然能提供涵蓋一整年行銷活動的貫穿式解決方案。經過深入的諮詢會議後，這家企業不僅爽快簽下了開幕活動的合約，更直接拍板簽署了為期 12 個月的年度長期委任方案，內容包含 8 場大型活動以及多場內部工作坊。這創下了凱文從業以來簽下最高金額的歷史紀錄。

打從那時起，凱文不再把每一場活動視為「節目結束就畫上句點」的孤立專案。他開始積極與企業客戶建立長遠的策略夥伴關係。客戶不用在每次辦活動時勞師動眾尋找新團隊；而凱文則擁有了穩定的業務來源、能夠從容調配人力資源，並把絕大部分的精神專注於提升服務品質上，不必再無止盡地開發新客戶。他終於明白，最大的價值從來都不是多賣出一場活動，而是成為企業客戶心中無可取代的長期同行夥伴。

這正是 Profile-Shop 所賦予的強大核心價值。藉由「季度或年度活動委任方案」（Event Retainer）的建構能力，活動策劃師能夠將長期的權益、服務範疇、優惠折扣與合作流程完美整合在單一網頁連結中。這不僅能讓企業客戶一目了然地評估長期合作的巨大價值，更能大幅激發策劃師輕鬆標下大額、穩定且易於在後續週期順利續約的黃金合約。