針對客戶預算，量身打造活動專屬報價方案（Offer）

「我們非常喜歡你的點子……但公司的預算只到這裡。」

艾蜜莉·湯普森（Emily Thompson）至今仍清晰記得這句話。

那是個星期五的下午，她剛結束一場在台北（台灣）某企業的提案會議。該公司準備舉辦成立 10 週年慶典，預計邀請約 500 位嘉賓。艾蜜莉做了極為充分的準備：設計概念、舞台、燈光、體驗區、表演節目……每一項都投入了精緻的心思。企業代表看完企劃書後微笑著說：「你們的創意真的很驚豔，這正是我們想要的風格。」

艾蜜莉鬆了一口氣。然而，行銷總監隨即話鋒一轉：「只可惜我們的預算大約只有 35,000 美元，但這份提案的報價卻接近 50,000 美元。」

會議室陷入了幾秒鐘的沉默。艾蜜莉明白問題所在。客戶並非拒絕她的創意，他們只是沒有足夠的預算來買單整套服務。

這並非艾蜜莉第一次遇到這種狀況。作為一位擁有近 8 年資歷的活動策劃師（Event Planner），她深刻體會到每位客戶的需求天差地遠：

• 有些企業願意砸下數十萬美元舉辦新品發表會。

• 有些新創公司只需要小型活動，卻仍渴望留下深刻印象。

• 有些準備結婚的新人希望將每一筆開銷都精打細算。

然而過去，每當有新客戶上門時，艾蜜莉總是發送幾乎千篇一律的企劃書。如果客戶覺得價格太高，就會追問：

• 「可以把這個部分拿掉嗎？」

• 「如果去掉 LED 舞台，能折抵多少錢？」

• 「如果不用知名主持人，費用會剩多少？」

• 「有沒有符合 20,000 美元預算的方案？」

於是，艾蜜莉又得打開企劃書檔案，刪除幾項內容、重新計算以符合客戶期待、匯出新的 PDF、發送電子郵件……如果客戶又要求修改，就會出現第二版、第三版、第四版企劃書……

有些專案她甚至修改了多達六次，但最後客戶還是選擇了其他團隊，因為對方提供了更清晰、更迅速的方案。艾蜜莉漸漸明白了一件事：客戶其實並不喜歡討價還價。

他們只想知道：「花了我這些錢，到底能得到什麼？」

轉用 Profile-Shop 後，艾蜜莉決定徹底改變諮詢模式。她不再寄送固定的死板報價單，而是直接在聊天互動中與客戶深入溝通。在充分了解活動目標、賓客數量與預期預算後，艾蜜莉利用「報價方案」（Offer）功能，為每位客戶量身打造獨一無二的提案。每個 Offer 都是基於客戶的實際預算來建構。

如果企業預算約為 20,000 美元，艾蜜莉就會建立一個聚焦於核心項目的方案，包含概念設計、基礎舞台、音響燈光系統及現場統籌團隊。若預算提高到 35,000 美元，Offer 則會額外納入創意報到區、LED 螢幕、影音拍攝以及與嘉賓互動的環節。對於預算高達 50,000 美元以上的大型活動，艾蜜莉則會進一步擴充 Offer，加入專業表演藝人、舞台特效、多平台直播、品牌體驗區及專屬製作團隊。

最關鍵的是，客戶不再只看到一個冷冰冰的總金額。他們能清楚看見在各個預算層級中所能獲得的完整價值，每一項內容都劃分得清清楚楚。若客戶想增減某些細節，艾蜜莉只需直接在對話中更新 Offer，無需重新製作企劃書，也不用再寄送一堆 PDF 檔案，確保客戶隨時都能查看最新版本。

短短幾個月內，艾蜜莉深刻感受到這種新做法帶來的顯著轉變。諮詢過程變得更加高效俐落。

客戶不再質疑：「為什麼價格這麼高？」

取而代之的是詢問：「如果預算再增加 5,000 美元，我們還能多獲得哪些項目？」

雙方的互動從「殺價砍價」轉變成「挑選合適價值」。艾蜜莉也不必再花好幾個小時修改企劃書。每個 Offer 都直接保存在對話紀錄中，讓她能輕鬆追蹤談判進度、已達成的共識以及客戶最終挑選的方案。

其中最讓艾蜜莉印象深刻的專案，是一間科技公司正準備舉辦新品發表會。起初，該公司的預算僅有約 30,000 美元，但他們心儀的設計概念造價卻逼近 45,000 美元。艾蜜莉沒有直接拒絕，也沒有強迫客戶追加預算，而是立刻在 Profile-Shop 上建立了三個不同的 Offer：

• 基礎版（Essential）：聚焦於核心項目，確保活動專業順暢地進行。

• 專業版（Professional）：增添品牌體驗、投影系統與嘉賓互動區。

• 旗艦版（Premium）：完美呈現最初的完整概念與升級項目。

每個 Offer 都附帶詳細的費用明細、服務內容與對應價值。審視過後，該企業決定選擇「專業版」，並依據預算微調了幾個小項目，僅花兩天時間就順利簽約。活動圓滿落幕後，該公司的行銷總監對艾蜜莉說：「我們最欣賞的不是你的價格比較便宜，而是你讓我們看清楚：在不同的預算下，企業究竟能換取到什麼樣的成效。這讓我們的決策過程變得輕鬆太多了。」

自此以後，艾蜜莉幾乎不再向所有客戶發送同一份死板的報價單。每位客戶都擁有專屬的 Offer，完全契合其需求、目標與財務能力。這正是 Profile-Shop 所帶來的核心價值：它不強迫客戶死守現成套裝，而是協助活動策劃師根據不同預算靈活打造 Offer，並直接在對話中清晰呈現。當客戶明白自己付出的每一分錢能得到什麼時，做決定將變得輕而易舉，而活動策劃師也能大幅提升雙贏高價值專案的成交機會。